• nl
    • en

Module Handboek

Kan ik documenten kopiëren naar een ander hoofdstuk of handboek?

Het is mogelijk om een document te kopiëren naar een ander hoofdstuk door het document te openen via tabblad Beheer. Vervolgens klik je aan de rechterzijde onder Acties op Dupliceren naar hoofdstuk. Selecteer het gewenste handboek en hoofdstuk en klik op Toevoegen om het document te kopiëren.

Hoe zorg ik ervoor dat medewerkers ook oude versies van documenten kunnen inzien via Mijn handboeken?

Dit is in te stellen via de rollen en rechten. Hiervoor volg je de volgende stappen:

  1. Ga naar het tandwieltje > Instellingen en klik aan de rechterzijde op Rollen.
  2. Open de rol waarvoor je dit recht wilt aanzetten en klik  op Bewerken.
  3. Vink onder Handboek het recht Mag alle versies zien in Mijn Handboeken aan en klik  op Wijzigingen opslaan.
  4. Alle medewerkers waaraan deze rol gekoppeld is, mogen vanaf nu ook oudere versies van documenten in Mijn Handboek bekijken door een document te openen en te klikken op het icoontje.

Hoe weet de verificateur dat documenten geverifieerd moeten worden?

De verificateur ziet op twee plaatsen dat documenten geverifieerd moeten worden, namelijk:

  • In het dashboard aan de rechterzijde onder Activiteiten
  •  In de handboek module onder tabblad Te verifiëren documenten

Daarnaast kun je instellen dat de verificateur een mailnotificatie ontvangt als documenten geverifieerd moeten worden. Dit doe je als volgt:

1. Ga naar het tandwieltje > Instellingen > tabblad Handboek en klik op Bewerken.
2. Ga naar Notificatie klaar om te verifiëren en vink de optie stuur notificatie wanneer documenten klaar staan voor verificatie aan.
3. Voer de tekst en replacements (automatische tekst) voor het notificatiebericht in. Replacements die gebruikt kunnen worden, zijn zichtbaar onder het vraagteken.
4. Klik op Wijzigingen opslaan.

Hoe kan het dat ik mijzelf niet kan selecteren als verificateur?

Via de rollen en rechten is instelbaar of gebruikers zichzelf bij een document wel of niet mogen instellen als verificateur. Als je jezelf niet kunt selecteren als verificateur, betekent dit dat je hier geen rechten voor hebt. Neem contact op met de applicatiebeheerder van je organisatie als het gewenst is om dit aan te passen. Het recht User mag zichzelf toekennen als verificateur moet dan voor jou worden aangezet.

Welke zoekopties kan ik gebruiken in Mijn handboeken?

Om snel en makkelijk te kunnen zoeken, hebben we de volgende zoekmogelijkheden voor je gecreëerd:

  1. Zoeken op woord. Dit kan in de inhoud, in de titel of in de titel en de inhoud tegelijk. Ga naar het tandwieltje > Instellingen > tabblad Handboek > Standaard zoekmethode om in te stellen welke zoekmethode je standaard wilt zien als je Mijn handboeken opent.
  2. Zoeken op extra labels. Door een extra label aan je handboekdocument te koppelen via Beheer, kun je snel zoeken naar documenten met dit label. Hiervoor selecteer je in Mijn handboeken aan de rechterzijde een extra label en klik je op Updaten. Deze functie zet je aan via het tandwieltje > Instellingen > tabblad Handboek > Extra labels. Hier maak je tevens de gewenste labels aan.
  3. Zoeken op tags. Als je via Beheer tags aan een handboekdocument hebt gekoppeld, zoek je vervolgens in Mijn handboeken eenvoudig op tags door de naam van de tag te starten met een #. Alle documenten met de betreffende tag worden getoond.

Hoe kan ik snel zoeken in Beheer?

Om te zoeken in Beheer, open je tabblad Beheer > Alle documenten. Klik vervolgens aan de rechterzijde op de optie Geavanceerd zoeken. Je ziet nu diverse zoek- en filteropties om snel te kunnen zoeken binnen het beheer van het handboek.

Wat doe ik met documenten die ik niet meer in Mijn handboeken terug wil zien?

Deze documenten kun je archiveren. Dit doe je door het document te openen via Beheer. Vervolgens klik je aan de rechterzijde onder Acties op de knop Document archiveren. Je moet een logbericht invoeren met de reden van archivering, zodat je dit later altijd terug kunt lezen. Het logbericht wordt opgenomen in de timeline van het document.

Het gearchiveerde document wordt niet meer getoond in Mijn handboeken, maar kan wel altijd worden teruggevonden via Beheer > Archief. Als je het document weer terug wilt plaatsen in het handboek, open je het document en klik je aan de rechterzijde op de knop Document herstellen. Voer de reden van dearchiveren in en het document staat vervolgens weer in het handboek.

Ik heb een handboek aangemaakt, maar zie nog niets staan in Mijn handboeken, hoe kan dat?

Een hoofdstuk en een sectie worden pas getoond in Mijn handboeken als hier ook werkelijk documenten aan toegevoegd zijn die geverifieerd zijn. Zolang de documenten nog de status Concept hebben, worden deze niet getoond in Mijn handboeken.

Wanneer zijn wijzigingen in documenten zichtbaar in Mijn handboeken?

Wijzigingen die worden doorgevoerd in handboekdocumenten, worden zichtbaar zodra het document opnieuw geverifieerd is en dus een nieuw versienummer heeft gekregen. De status van het document verandert dan van In revisie naar Gepubliceerd.

Welke status kan een document hebben en wat betekent dit?

Een document kan één van de volgende statussen hebben:

  • Concept: document is nieuw aangemaakt en nog niet geverifieerd.
  • Gepubliceerd: document is geverifieerd en gepubliceerd in ‘Mijn handboeken’.
  • Verlopen: de ‘geldig tot’ datum van het document is verstreken.
  • In revisie: document is na publicatie gewijzigd en nog niet opnieuw geverifieerd.
  • In verificatie: document is gewijzigd en gemarkeerd voor verificatie. Als deze wordt goedgekeurd door de verificateur, krijgt het document de status ‘Gepubliceerd’. Als het wordt afgekeurd, wordt de status ‘Afgekeurd’.
  • Afgekeurd: document is gewijzigd en afgekeurd door de verificateur. Het document moet opnieuw worden gewijzigd en aangeboden voor verificatie.
© 2019 Normec Foodcare Privacy
nlen
Demo aanvragen Probeer het geheel vrijblijvend

Vraag nu de demo aan

Ben je benieuwd wat wij voor jouw organisatie kunnen betekenen? Vul dan het formulier in en wij komen vrijblijvend bij je langs om onze alles-in-één applicatie te demonstreren.

  • Dit veld is bedoeld voor validatiedoeleinden en moet niet worden gewijzigd.
CareNet Online QA Software gaat verder als Normec CareNet Online

CareNet Online QA Software heet vanaf 3 juni Normec CareNet Online. Met de naamswijziging is nog duidelijker dat wij onderdeel zijn van Normec Foodcare. Hierdoor treedt Normec als één krachtig merk naar buiten toe.

Op zoek naar geautomatiseerde online QA oplossingen voor het optimaliseren van je kwaliteitsbeheerssysteem om slimmer en sneller te werken? Dat kan met onze alles-in-één QA software, die bestaat uit meerdere modules. Welke modules je wilt gebruiken, bepaal je helemaal zelf. Zo heb je altijd en overal inzicht in de processen op verschillende locaties. Waar en wanneer je maar wilt.

Sluiten